Meld- en klachtvoorzieningen sociale veiligheid in het hoger onderwijs

In opdracht van het ministerie van OCW hebben Kohnstamm Instituut en AEF de meld- en klachtvoorzieningen sociale veiligheid in het hoger onderwijs onderzocht. Het rapport brengt de inrichting en werking van meld- en klachtvoorzieningen in kaart, identificeert knelpunten en succesfactoren, en analyseert hoe de instellingscultuur de meldingsbereidheid beïnvloedt. Het doel is om instellingen concrete handelingsperspectieven te bieden voor verbetering.

Het onderzoek

Het onderzoek is breed opgezet met een documentanalyse, 40 interviews, 6 focusgroepen en enquêtes bij 50 onderwijsinstellingen. In totaal deelden 2.388 respondenten (waaronder studenten, medewerkers en functionarissen) hun ervaringen.

Instellingen hebben een systeem voor meldingen en klachten, maar verschillen in de inrichting hiervan

Hoewel vrijwel alle onderwijsinstellingen over formele meldvoorzieningen en vertrouwenspersonen beschikken, verschillen hogescholen en universiteiten in de inrichting van ombudsfuncties en centrale meldpunten. Daarnaast zijn formele procedures meestal goed vastgelegd, maar ontbreekt die structuur juist voor de informele routes die in de praktijk het vaakst worden gebruikt.

Laagdrempelige opvang werkt deels, maar formele opvolging blijft kwetsbaar

Studenten en medewerkers maken vaker gebruik van informele routes via docenten of leidinggevenden dan van formele klachtvoorzieningen. Omdat deze informele aanspreekpunten echter niet altijd toegerust zijn voor zorgvuldige opvolging, is er behoefte aan meer duidelijkheid en structuur om de veiligheid en betrouwbaarheid van het proces te waarborgen.

De meldingsbereidheid wordt beïnvloed door hiërarchie, onduidelijkheid en procedurele ruis

De meldingsbereidheid wordt sterk belemmerd door angst voor negatieve gevolgen in afhankelijkheidsrelaties en een gebrek aan duidelijkheid over het proces en de mogelijke uitkomsten. Deze onzekerheid zorgt ervoor dat signalen vaak in het informele circuit blijven hangen of zelfs helemaal niet gemeld worden, wat het vertrouwen in de formele structuur verder ondergraaft.

De positie van functionarissen vraagt aandacht, ondanks hun betrokken inzet

Ondanks hun grote inzet kampen vertrouwenspersonen en ombudsfunctionarissen met tijdsgebrek, rolonduidelijkheid en een gebrek aan structurele ondersteuning of bestuurlijke medewerking. Daarnaast zijn klachtencommissies vaak onvoldoende zichtbaar en ontbreekt het op veel instellingen aan een structurele borging van noodzakelijke scholing en intervisie.

Ervaringen met meldingen en klachten zijn wisselend en raken aan vertrouwen

Hoewel het eerste contact met vertrouwenspersonen vaak als laagdrempelig en steunend wordt ervaren, is de verdere afhandeling van meldingen regelmatig onduidelijk en onvoldoende transparant. Het gebrek aan terugkoppeling en nazorg kan het vertrouwen in de meldstructuur onder druk zetten.

Vertrouwensinspectie

De landelijke Vertrouwensinspectie wordt positief gewaardeerd, maar is nog onvoldoende bekend: slechts 23% van de functionarissen kent deze route.

Belangrijkste Ontwikkelpunten in het meld- en klachtsysteem

• Twijfel bij melden: meldingsbereidheid wordt sterk beïnvloed door onzekerheid over het verloop en de mogelijke gevolgen van een melding en klacht, in combinatie met machts- en afhankelijkheidsrelaties.
• Beperkte opvolging: meldingen blijven vaak bij een eerste gesprek; vervolg ligt bij de melder.
• Onvoorspelbaar klachtproces: uitvoering wijkt af van formele regels.
• Onduidelijke nazorg: betrokkenen ervaren weinig nazorg.
• Kwetsbaarheden: onduidelijke verantwoordelijkheden bij studenten; afhankelijkheden bij medewerkers.

 Handelingsperspectieven gericht op versterking van vertrouwen, professionaliteit en toegankelijkheid

1. Verbeter het vertrouwen in de voorzieningen en de meldingsbereidheid
2. Werk continu aan professionalisering van de voorzieningen
3. Investeer ook in de informele meldvoorzieningen
4. Communiceer duidelijk over wat te verwachten per meld- of klachtvoorziening
5. Organiseer begeleiding en nazorg voor beide partijen in een procedure
6. Creëer duidelijkheid over de verantwoordelijkheid voor studenten
7. Vergroot de bekendheid en het bereik van de Vertrouwensinspectie

Meer informatie

Van der Vegt, J., Van den Brink, S., Van der Burg, D., Lekanne gezegd Deprez, J., Van de Pol, J., Stronkhorst, E., Klarenbeek, S. (2025). Meld- en klachtvoorzieningen sociale veiligheid in het hoger onderwijs. Amstelveen: Kohnstamm Instituut & Utrecht: AEF. Met medewerking van Esther Stronkhorst.

Contactpersoon:
Janneke van de Pol

Samenwerkingspartner:
AEF