De ambtelijk secretaris in beeld

Een onderzoek naar de ambtelijk secretaris als facilitator voor sterke medezeggenschap

Uit het onderzoek Breed gesprek governance en (mede)zeggenschap (Dekker et al., 2023) bleek dat er binnen (G)MR-vergaderingen niet altijd sprake is van een constructief of ‘goed gesprek’. Het ontbreken van de randvoorwaarden voor een dergelijke dialoog werd hiervoor als belangrijke oorzaak aangewezen, bijvoorbeeld dat deelnemers onvoldoende kennis hebben van procedures en inhoudelijke vraagstukken. Eén van de aanbevelingen was dat een ambtelijk secretaris (AS) een goede facilitator kan zijn voor sterkere medezeggenschap. Omdat er nog weinig systematisch inzicht is over de inzet, opbrengsten en neveneffecten van een AS in het onderwijs, hebben Kohnstamm Instituut en Oberon dit in opdracht van het ministerie van OCW onderzocht aan de hand van drie hoofdvragen:

1. In hoeverre ervaren raadsleden knelpunten in kennis en tijd bij het uitvoeren van hun werk?
2. In hoeverre kan een AS helpen om knelpunten rond tijdsbesteding, professionalisering en continuïteit binnen de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad te verminderen?
3. Onder welke voorwaarden en in welke situaties werkt de inzet van een AS het beste?

Een mixed-methods onderzoek naar verschillende vormen van ondersteuning

Het onderzoek betrof medezeggenschapsraden (MR’en) en gemeenschappelijke medezeggenschapsraden (GMR’en)  in het funderend onderwijs. Er is een combinatie van kwantitatieve en kwalitatieve onderzoekmethoden ingezet: expertinterviews, deskresearch en literatuurstudie, een enquête onder (G)MR-leden, verdiepende casestudies bij (G)MR’en die worden ondersteund door een AS en veldsessies met experts en AS’en.

In de enquête maakten we onderscheid tussen de ondersteuning door een AS en ondersteuning door een interne ondersteuner vanuit de (school)organisatie, zoals de bestuurssecretaris of een administratief medewerker. We onderzochten de opbrengsten en knelpunten rondom de inzet van beide type ondersteuners.

Behoeften onder raadsleden zonder ondersteuning verschillen tussen MR en GMR

Raadsleden die niet worden ondersteund door een ambtelijk secretaris of interne ondersteuner, verschillen in de belasting die zij ervaren: Ruim één op de drie GMR-leden in het vo en po ervaart het werk als te belastend, terwijl dit onder MR-leden voor een kleinere minderheid geldt. Beide groepen vinden doorgaans dat zij voldoende kennis hebben om hun taken uit te voeren. Wie zich overvraagd voelt, wijt dit vooral aan de omvang van wettelijke taken, formele procedures en administratief werk. De ondersteuningsbehoefte betreft vooral knelpunten rondom de formele regels, werkwijzen en wettelijke rechten en plichten.

Raadsleden ervaren veel positieve bijdragen van een ambtelijk secretaris of een interne ondersteuner

Raadsleden die wel ondersteuning ontvangen zijn in meerderheid positief over de bijdrage van een ondersteuner op het functioneren van de medezeggenschap. Dan gaat het om aspecten als het verminderen van administratieve lasten, het verbeteren van de kwaliteit van inbreng en besluitvorming, kennis van de raadsleden en gesprekspartners, en continuïteit van de raad. De helft van de raadsleden vindt dat een ondersteuner bijdraagt aan het werkplezier, en ongeveer een kwart geeft aan dat de ondersteuner de aantrekkelijkheid van deelname aan de raad (direct) vergroot. De ervaren opbrengsten van een AS zijn groter dan bij andere (interne) ondersteuners. Een AS heeft doorgaans ook een breder en meer inhoudelijk takenpakket dan andere ondersteuners.

Knelpunten worden weinig herkend door raadsleden

Uit expertinterviews komen verschillende mogelijke knelpunten naar voren bij de inzet van een AS. Genoemd worden onder meer een gebrek aan onafhankelijkheid wanneer de AS ook voor het bestuur werkzaam is en een te grote inhoudelijke invloed van de AS op de raad. Uit de enquête komen deze knelpunten echter nauwelijks naar voren, en andere mogelijk knelpunten worden eveneens weinig herkend.

Randvoorwaarden voor de inzet van een AS

Uit de diverse deelstudies komen verschillende voorwaarden naar voren voor een succesvolle inzet van de AS. Vanuit de praktijk zijn de volgende randvoorwaarden vooral van belang:

• Een helder takenpakket en functieprofiel met passend aantal uren
• Vertrouwen in de onafhankelijkheid van de AS
• Specifieke kennis en vaardigheden die aansluiten bij het gezamenlijk vastgestelde profiel en takenpakket

Aanbevelingen voor de praktijk en voor beleid

De concrete afweging tussen de baten en de kosten van de inzet van een AS zal voor elke raad anders uitvallen. Dit is onder meer afhankelijk van de beschikbare tijd, kennis en vaardigheden van de (G)MR-leden en gesprekspartners en de kwaliteit en het ambitieniveau van en voor de medezeggenschap. De Wet medezeggenschap op scholen (WMS) verplicht het bevoegd gezag om de medezeggenschapsraad te voorzien van de middelen die redelijkerwijs nodig zijn om zijn taken goed uit te voeren. Besturen en scholen kunnen zelf bepalen hoe zij hieraan invulling geven. Het onderzoek laat zien dat een AS meerwaarde kan hebben, met name voor GMR’en. We bevelen (G)MR’en, besturen en schoolleiders daarom aan om samen te bespreken welke ondersteuning nodig is en welke vorm daarbij past.

meer informatie

Conijn, J.M., Meijer, L., Carrión Braakman, I. & Vaessen, A., Bokdam, J. & Kamphuis, E. & Lubberman, J. (2026). De ambtelijk secretaris in beeld. Een onderzoek naar de inzet en meerwaarde van de ambtelijk secretaris in het funderend onderwijs. Amstelveen: Kohnstamm Instituut. Rapport 1163.

Contactpersonen
Judith Conijn (projectleider)
Laura Meijer
Illa Carrión Braakman

Zie ook
Monitor Medezeggenschap MBO

Samenwerkingspartners
Oberon Onderzoek & Advies
Regioplan (Jos Lubberman)
Project Versterking Medezeggenschap II